Hóa đơn đầu vào – một khái niệm tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn không ít rủi ro nếu chúng ta không nắm vững cách kiểm tra tính hợp lệ của nó. Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, đặc biệt với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025, việc đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ trở thành một yếu tố sống còn để bảo vệ quyền lợi và sự minh bạch trong kinh doanh của hộ mình.
Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là những hộ có quy mô nhỏ và vừa, có thể chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc rà soát kỹ lưỡng các hóa đơn nhận được. Nhưng đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp cho anh chị 5 bước đơn giản, dễ áp dụng để kiểm tra và đảm bảo hóa đơn đầu vào luôn hợp lệ, giúp anh chị an tâm hơn rất nhiều khi quản lý tài chính và đối diện với cơ quan thuế.
Tầm Quan Trọng Của Hóa Đơn Đầu Vào Hợp Lệ
Một hóa đơn đầu vào hợp lệ không chỉ là một tờ giấy hay một file dữ liệu; nó là bằng chứng pháp lý chứng minh các khoản chi phí của hộ kinh doanh là có thật và hợp lý. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của anh chị:
Đảm bảo chi phí hợp lý: Chỉ những hóa đơn hợp lệ mới được Cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, giúp giảm trừ doanh thu tính thuế (đối với một số phương pháp tính thuế) và từ đó giảm bớt nghĩa vụ thuế cho hộ kinh doanh.
Tránh rủi ro về thuế: Nếu hóa đơn đầu vào không hợp lệ (ví dụ: hóa đơn giả, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, hoặc sai nội dung), khoản chi phí đó sẽ bị loại trừ. Điều này có thể dẫn đến việc hộ kinh doanh bị truy thu thuế, bị xử phạt hành chính, và thậm chí ảnh hưởng đến uy tín trong kinh doanh.
Đáp ứng yêu cầu ngày càng chặt chẽ của Cơ quan Thuế: Với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, đặc biệt là việc triển khai toàn diện hóa đơn điện tử, Cơ quan Thuế đang tăng cường công tác rà soát và kiểm tra. Theo các chỉ đạo mới nhất từ Tổng cục Thuế trong Quý II – Quý III/2025, việc kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế đang được đẩy mạnh để phòng chống gian lận.
Các chuyên gia thuế cũng liên tục nhấn mạnh: “Việc hộ kinh doanh chủ động kiểm tra thông tin người bán và tình trạng hóa đơn trên cổng của Tổng cục Thuế trước khi hạch toán là cách tốt nhất để tự bảo vệ mình khỏi rủi ro hóa đơn không hợp lệ, đặc biệt khi các quy định ngày càng siết chặt.”
5 Bước Đơn Giản Đảm Bảo Hóa Đơn Đầu Vào Hợp Lệ Cho Hộ Kinh Doanh
Bước 1: Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn ngay khi nhận
Đây là bước kiểm tra sơ bộ, giúp anh chị lọc ra những hóa đơn có sai sót rõ ràng ngay từ đầu.
Định dạng chuẩn: Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử theo đúng định dạng quy định (file XML, kèm theo bản thể hiện dạng PDF để dễ đọc). Tránh nhận hóa đơn giấy nếu giao dịch yêu cầu hóa đơn điện tử.
Thông tin bắt buộc và chính xác:
Tên, địa chỉ, Mã số thuế (MST) của người bán và của chính hộ kinh doanh của anh chị phải được ghi đầy đủ, chính xác.
Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền thanh toán, tiền thuế (nếu có) phải rõ ràng và khớp với thỏa thuận giao dịch.
Ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập phải hợp lệ.
Khớp với giao dịch thực tế: Nhìn nhanh xem nội dung hóa đơn có đúng với hàng hóa/dịch vụ mà anh chị đã mua/nhận hay không.
Bước 2: Xác minh tình trạng hoạt động của người bán
Đừng bỏ qua bước này! Rất nhiều rủi ro về hóa đơn giả, hóa đơn từ các “doanh nghiệp ma” hoặc đã ngừng hoạt động.
Cách thực hiện: Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (canhbaohoadon.gdt.gov.vn hoặc tra cứu thông tin người nộp thuế trên gdt.gov.vn).
Thông tin cần kiểm tra: Nhập Mã số thuế của người bán để kiểm tra tình trạng hoạt động của họ.
Phải là: “Đang hoạt động” hoặc “Hoạt động”.
Tránh: Các trạng thái như “Bỏ trốn”, “Tạm ngừng kinh doanh”, “Chấm dứt MST”, “Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”,… Các công văn mới nhất của Tổng cục Thuế trong Quý II-III/2025 liên tục cảnh báo về rủi ro này.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
Đây là bước quan trọng nhất và bắt buộc để xác minh tính pháp lý và tính toàn vẹn của hóa đơn trên hệ thống của Cơ quan Thuế.
Cách thực hiện:
Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: hoadon.gdt.gov.vn.
Nhập đầy đủ thông tin: Mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã kiểm tra (capcha).
Thông tin cần xác minh:
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn phải hiển thị “Hóa đơn có giá trị sử dụng” hoặc các trạng thái tương tự khẳng định hóa đơn là hợp lệ.
Đảm bảo không phải hóa đơn đã bị điều chỉnh/thay thế/hủy: Nếu hóa đơn hiển thị các trạng thái này (Ví dụ: “Hóa đơn đã bị hủy”, “Hóa đơn đã bị thay thế”, “Hóa đơn đã bị điều chỉnh”), tức là hóa đơn ban đầu không còn giá trị.
Lời khuyên từ chuyên gia: Theo lời khuyên từ các chuyên gia thuế tại các buổi hội thảo tháng 6/2025, đây là cách duy nhất và chính xác nhất để xác định hóa đơn có thực sự được phát hành và quản lý bởi Cơ quan Thuế hay không. Đừng bỏ qua bước này dù bận rộn đến đâu nhé!
Bước 4: Đảm bảo sự khớp đúng giữa hóa đơn và giao dịch thực tế
Hóa đơn là bằng chứng của một giao dịch. Vì vậy, thông tin trên hóa đơn phải khớp với những gì thực sự đã xảy ra.
Kiểm tra chéo: Đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn với các chứng từ khác liên quan đến giao dịch, chẳng hạn như:
Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa.
Hợp đồng mua bán (nếu có).
Chứng từ thanh toán (biên lai tiền mặt, sao kê chuyển khoản ngân hàng…).
Mục đích: Chứng minh rằng giao dịch thực tế đã phát sinh, có hàng hóa/dịch vụ đi kèm, và giá trị khớp đúng. Tránh rủi ro về hóa đơn khống hoặc khai sai giá trị giao dịch.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, khoa học và truy cập dễ dàng
Sau khi đã kiểm tra và xác minh tính hợp lệ, việc lưu trữ đúng cách là bước cuối cùng và không kém phần quan trọng.
Cách thực hiện:
Lưu trữ file XML gốc của hóa đơn điện tử (đây là định dạng có giá trị pháp lý cao nhất).
Lưu trữ kèm theo bản thể hiện (PDF) để dễ dàng đọc và tra cứu nhanh.
Tổ chức lưu trữ có hệ thống trên máy tính, ổ cứng ngoài, hoặc tốt nhất là trên các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý (có tính năng lưu trữ chứng từ).
Mục đích: Phục vụ cho công tác đối chiếu, kiểm tra của Cơ quan Thuế khi cần thiết. Việc lưu trữ đúng quy định cũng giúp anh chị dễ dàng tìm kiếm khi cần tra cứu thông tin hoặc làm báo cáo.
Ứng Dụng Công Nghệ Để Tối Ưu Hóa Quản Lý Chứng Từ
Mỗi hộ kinh doanh đều mong muốn tập trung tối đa vào hoạt động bán hàng, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường, thay vì dành quá nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính, sổ sách phức tạp. Đây chính là tầm nhìn mà Open POS đặt ra để đồng hành cùng các hộ kinh doanh trong kỷ nguyên số.
Với vai trò là một hệ thống quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử toàn diện, Open POS không chỉ giúp tự động hóa việc tạo và quản lý hóa đơn đầu ra theo đúng quy định mới nhất (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mà còn xây dựng một nền tảng số hóa vững chắc cho toàn bộ dữ liệu tài chính. Việc hệ thống hóa dữ liệu bán hàng ngay tại điểm giao dịch giúp quá trình tổng hợp thông tin để kê khai thuế trở nên nhanh chóng và chính xác, từ đó giảm thiểu đáng kể gánh nặng hành chính.
An Tâm Kinh Doanh, Vững Bước Phát Triển!
Việc chủ động áp dụng 5 bước nêu trên trong quản lý hóa đơn đầu vào không chỉ là sự tuân thủ quy định pháp luật mà còn là nền tảng vững chắc cho sự minh bạch và bền vững của hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh nền kinh tế số và các quy định ngày càng hoàn thiện, việc quản lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp sẽ giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tự tin phát triển trong môi trường cạnh tranh. Hãy xem đây là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý kinh doanh hiệu quả của mình.
Đăng ký
– Quản lý toàn diện chỉ với 1 chạm cùng OpenPOS
– 14 ngày không tính phí với các tính năng POS
Bản Quyền Thuộc Về Công Ty Cổ Phần DXTech
- 252 đường 30/4, Hòa Cường, Hải Châu, Đà Nẵng
- 0905 170 687
- [email protected]
© Copyright 2025 DX Tech, Sivip, MPG