Giải Đáp 10 Thắc Mắc Phổ Biến Về Hóa Đơn Điện Tử
Trong bối cảnh kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, với những quy định mới, nổi bật là việc áp dụng bắt buộc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cho một số nhóm hộ kinh doanh từ tháng 6 năm 2025, nhiều chủ hộ vẫn còn không ít băn khoăn, thậm chí hoang mang. Sự thay đổi này, dù mang lại nhiều lợi ích về lâu dài, nhưng ở giai đoạn đầu có thể khiến các hộ kinh doanh nhỏ lẻ cảm thấy khó hiểu và lo lắng về các thủ tục pháp lý.
Open POS sẽ giúp bạn giải đáp 10 câu hỏi thường gặp nhất về hóa đơn điện tử, đặc biệt tập trung vào các vấn đề mà hộ kinh doanh cần nắm rõ, giúp bạn tự tin vững bước trong kỷ nguyên số.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì Và Tại Sao Tôi Phải Dùng Nó?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống.
Mục đích sử dụng HĐĐT: Việc chuyển đổi sang HĐĐT là chủ trương lớn của Nhà nước nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường minh bạch, chống thất thu ngân sách và tạo môi trường kinh doanh công bằng, thuận lợi hơn. HĐĐT giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, đồng thời đơn giản hóa thủ tục hành chính cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Đối với hộ kinh doanh, việc sử dụng HĐĐT (đặc biệt là HĐĐT từ máy tính tiền) sẽ dần trở thành yêu cầu bắt buộc, nhất là khi doanh thu đạt đến ngưỡng quy định hoặc thuộc nhóm ngành nghề cụ thể theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc tuân thủ giúp bạn tránh các rủi ro về phạt hành chính, truy thu thuế và xây dựng uy tín kinh doanh.
2. Từ Tháng 6/2025, Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Có Gì Mới Dành Cho Hộ Kinh Doanh?
Đây là một trong những điểm nóng được nhiều hộ kinh doanh quan tâm nhất hiện nay. Theo các quy định mới nhất, đặc biệt từ tháng 6 năm 2025, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế sẽ được áp dụng bắt buộc rộng rãi cho các hộ kinh doanh cá thể có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc một số ngành nghề đặc thù.
Các ngành nghề có thể bị ảnh hưởng bao gồm:
Bán lẻ hàng hóa (siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện lợi).
Dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, quán bar).
Dịch vụ lưu trú (khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay).
Dịch vụ làm đẹp (spa, salon tóc, thẩm mỹ viện).
Các dịch vụ khác có đặc thù kinh doanh thường xuyên, phát sinh giao dịch lớn nhưng giá trị từng hóa đơn nhỏ.
Quy định này yêu cầu hộ kinh doanh phải xuất HĐĐT ngay tại thời điểm giao dịch phát sinh, có mã của cơ quan thuế và dữ liệu phải được truyền trực tiếp từ máy tính tiền đến hệ thống của Tổng cục Thuế. Điều này có nghĩa là việc ghi chép tay hoặc xuất hóa đơn định kỳ theo lô sẽ không còn phù hợp.
3. Hộ Kinh Doanh Có Doanh Thu Dưới 100 Triệu/Năm Có Cần Dùng Hóa Đơn Điện Tử Không?
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT và TNCN. Do đó, về nguyên tắc, họ không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
Tuy nhiên, có hai trường hợp mà họ vẫn cần lưu ý:
Khi có yêu cầu từ khách hàng: Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn (đặc biệt là doanh nghiệp mua hàng để hạch toán chi phí), hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn điện tử cho từng lần phát sinh. Trong trường hợp này, hóa đơn sẽ không có mã của cơ quan thuế.
Theo quy định đặc thù: Mặc dù không chịu thuế, nhưng với xu hướng số hóa, việc sử dụng HĐĐT ngay cả khi doanh thu thấp cũng giúp hộ kinh doanh làm quen với hệ thống, minh bạch hóa hoạt động và dễ dàng phát triển trong tương lai.
Việc không thuộc diện chịu thuế không đồng nghĩa với việc không cần chứng từ. Luôn khuyến khích việc quản lý giao dịch rõ ràng.
4. Triển Khai Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Thế Nào?
Quy trình để hộ kinh doanh triển khai sử dụng hóa đơn điện tử khá rõ ràng và có thể được tóm tắt qua các bước sau:
Đăng ký sử dụng HĐĐT: Hộ kinh doanh cần đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp quản lý hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đã được Tổng cục Thuế cấp phép. Việc đăng ký này thường bao gồm các thông tin cơ bản về hộ kinh doanh và hình thức HĐĐT mong muốn (có/không có mã của cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền…).
Chuẩn bị thiết bị và phần mềm: Nếu thuộc diện sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, bạn cần có máy tính tiền có kết nối internet và phần mềm quản lý bán hàng (POS – Point of Sale) có khả năng tích hợp và phát hành HĐĐT trực tiếp. Đối với các loại HĐĐT khác, bạn cần phần mềm HĐĐT hoặc sử dụng cổng thông tin của nhà cung cấp dịch vụ.
Có chữ ký số: Chữ ký số (digital signature) là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của HĐĐT. Bạn cần đăng ký và có một chữ ký số hợp lệ từ các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép.
Tập huấn và làm quen: Quan trọng nhất là chủ hộ và nhân viên cần được hướng dẫn, tập huấn để nắm vững cách tạo, phát hành, gửi và tra cứu HĐĐT trên hệ thống đã lựa chọn.
Phát hành và quản lý: Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể bắt đầu phát hành HĐĐT cho từng giao dịch bán hàng, đồng thời lưu trữ và quản lý chúng theo đúng quy định.
5. Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Và Không Mã Có Gì Khác? Nên Dùng Loại Nào?
Sự khác biệt chính giữa hóa đơn điện tử có mã và không mã nằm ở việc có sự tham gia của cơ quan thuế trước khi hóa đơn được gửi đến người mua.
HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cấp mã số xác thực của Tổng cục Thuế thông qua hệ thống HĐĐT trước khi được gửi cho người mua. Mã này là chuỗi ký tự được tạo bởi hệ thống của cơ quan thuế, có ý nghĩa như một dấu chứng nhận tính hợp lệ. Loại hóa đơn này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức, và sẽ là hình thức bắt buộc cho các hộ kinh doanh đáp ứng đủ điều kiện về doanh thu và ngành nghề theo quy định từ 2025. Hóa đơn này đảm bảo tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro giả mạo.
HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cấp trực tiếp từ hệ thống của người bán cho người mua mà không cần qua hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã trước. Người bán tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn. Loại này thường dành cho các đơn vị có rủi ro về thuế thấp hoặc đã sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền có truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế (vì thông tin đã được truyền thẳng, không cần cấp mã trước từng hóa đơn).
Đối với hộ kinh doanh:
Từ 01/06/2025: Nếu bạn thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (doanh thu trên 1 tỷ/năm và ngành nghề đặc thù), hóa đơn bạn xuất sẽ là loại không mã nhưng dữ liệu sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế ngay lập tức. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình tại điểm bán.
Trường hợp khác: Nếu bạn không thuộc diện bắt buộc trên nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, bạn vẫn có thể xuất HĐĐT không mã cho từng lần phát sinh.
Để biết chính xác mình thuộc diện nào, tốt nhất là tham khảo quy định cụ thể cho ngành nghề và doanh thu của hộ kinh doanh mình hoặc liên hệ cơ quan thuế địa phương để được tư vấn.
6. Hộ Kinh Doanh Đang Dùng Hóa Đơn Giấy Có Cần Chuyển Đổi Không?
Câu trả lời là CÓ, chắc chắn cần chuyển đổi. Việc sử dụng hóa đơn giấy gần như đã không còn được phép trong các giao dịch kinh tế chính thức.
Vậy thời điểm nào cần chuyển đổi?
Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in: Các hình thức này đã bị khai tử từ ngày 01/07/2022. Việc tiếp tục sử dụng là trái phép và sẽ bị xử phạt.
Nếu bạn thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ tháng 6/2025: Bạn cần chuẩn bị hệ thống và chuyển đổi trước thời điểm này.
Ngay cả khi bạn chưa thuộc diện bắt buộc ngay lập tức, việc chủ động chuyển sang HĐĐT càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn làm quen với quy trình, tránh bị động và tận dụng được lợi ích từ công nghệ.
Việc chuyển đổi không chỉ là tuân thủ mà còn là một bước tiến để hộ kinh doanh của bạn trở nên chuyên nghiệp và minh bạch hơn trong mắt đối tác và khách hàng.
7. Có Cần Mua Máy Tính Tiền Mới Để Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Không?
Không nhất thiết phải mua một máy tính tiền “mới toanh” theo đúng nghĩa đen. Quan trọng là bạn cần có một hệ thống máy tính tiền (POS) đáp ứng các tiêu chí sau:
Có kết nối internet: Để truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Có phần mềm quản lý bán hàng (POS) tương thích: Phần mềm này phải có khả năng tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử, cho phép bạn tạo, ký số và truyền hóa đơn tự động hoặc bán tự động ngay tại điểm bán.
Có khả năng in hóa đơn: Dù là HĐĐT, nhiều khách hàng vẫn yêu cầu in bản sao hoặc bạn cần in nội bộ cho mục đích kiểm soát.
Nếu máy tính tiền hiện tại của bạn đã lỗi thời và không thể tích hợp phần mềm hoặc không có kết nối internet, bạn sẽ cần nâng cấp hoặc thay thế. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng một máy tính (PC, laptop) hoặc máy tính bảng kết nối với máy in, thì chỉ cần đầu tư vào một phần mềm quản lý bán hàng có tính năng hóa đơn điện tử phù hợp là đủ.
8. Chi Phí Triển Khai Hóa Đơn Điện Tử Có Đắt Không?
Chi phí triển khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thường bao gồm:
Phí mua/thuê phần mềm HĐĐT: Mức phí này phụ thuộc vào số lượng hóa đơn phát hành, tính năng của phần mềm và nhà cung cấp. Nhiều nhà cung cấp có gói cước linh hoạt phù hợp với quy mô hộ kinh doanh.
Phí chữ ký số: Đây là chi phí định kỳ (thường theo năm) để duy trì chữ ký số.
Chi phí thiết bị (nếu cần): Nếu bạn cần nâng cấp máy tính tiền hoặc mua thêm máy in.
Chi phí tập huấn/hỗ trợ: Một số nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT đã bao gồm chi phí này trong gói, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
Nhìn chung, chi phí ban đầu có thể khiến một số hộ kinh doanh nhỏ e ngại. Tuy nhiên, nếu so sánh với lợi ích lâu dài như tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giảm rủi ro phạt, và đặc biệt là sự an tâm khi kinh doanh hợp pháp, thì đây là một khoản đầu tư xứng đáng và tối ưu về chi phí. Nhiều nhà cung cấp HĐĐT hiện nay có các gói rất cạnh tranh dành riêng cho hộ kinh doanh.
9. Tôi Có Thể Tự Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Không?
Bạn hoàn toàn có thể tự xử lý hóa đơn điện tử nếu bạn có đủ kiến thức về các quy định, có thời gian để thực hiện các thao tác trên phần mềm và chịu trách nhiệm về tính chính xác. Hầu hết các phần mềm HĐĐT đều được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng.
Tuy nhiên, nếu bạn:
Không có nhiều thời gian vì bận rộn kinh doanh.
Cảm thấy phức tạp với các quy định thuế và công nghệ.
Muốn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, tránh sai sót.
Khi đó, việc thuê dịch vụ kế toán hoặc tư vấn thuế bên ngoài có kinh nghiệm về HĐĐT là một lựa chọn đáng cân nhắc. Các đơn vị này có thể giúp bạn từ khâu đăng ký, cài đặt, đến việc hướng dẫn sử dụng và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Hoặc đơn giản hơn, hãy chọn một giải pháp phần mềm đủ thông minh để tự động hóa phần lớn quy trình, giảm thiểu sự can thiệp thủ công.
10. Làm Sao Để Kinh Doanh Suôn Sẻ Mà Không Lo Hóa Đơn, Thuế?
Đây có lẽ là trăn trở chung của rất nhiều chủ hộ kinh doanh nhỏ và vừa. Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử và kê khai thuế ngày càng chặt chẽ, việc cân bằng giữa việc điều hành kinh doanh và tuân thủ pháp lý là một thách thức không nhỏ. May mắn thay, trong kỷ nguyên số, đã có những giải pháp công nghệ toàn diện giúp bạn vượt qua thách thức này.
Open POS chính là giải pháp được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu đó. Chúng tôi cung cấp một phần mềm quản lý bán hàng (POS) mạnh mẽ, giúp bạn quản lý đơn hàng, tồn kho, và khách hàng một cách trơn tru. Điều làm nên sự khác biệt của Open POS chính là khả năng tích hợp sâu rộng các tính năng kế toán và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.
Với Open POS, việc kê khai thuế trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hệ thống tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu từ mọi giao dịch bán hàng, giúp bạn lập báo cáo thuế chính xác, nhanh chóng, và giảm thiểu sai sót tối đa. Đặc biệt, tính năng phát hành hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp, đảm bảo bạn tuân thủ mọi quy định mới về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền mà không cần thao tác phức tạp. Mọi giao dịch được ghi nhận và truyền dữ liệu theo đúng chuẩn mực pháp lý, giúp bạn loại bỏ gánh nặng giấy tờ và nỗi lo sai sót về pháp lý.
Để hỗ trợ tối đa hành trình chuyển đổi số của bạn, Open POS còn mang đến những ưu đãi hấp dẫn. Khi đăng ký sử dụng gói theo năm, bạn sẽ được tặng chữ ký số và miễn phí 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên. Hơn nữa, chúng tôi cung cấp chương trình dùng thử miễn phí 14 ngày cho mọi tài khoản đăng ký, giúp bạn tự mình trải nghiệm sự tiện lợi và hiệu quả.
Open POS hiểu rõ sự đa dạng của các mô hình kinh doanh. Vì vậy, phần mềm và các gói đăng ký của chúng tôi có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo quy mô và ngành hàng của bạn, từ cửa hàng bán lẻ nhỏ, quán ăn, đến các dịch vụ đặc thù. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí (với nhiều lựa chọn giá cả cạnh tranh) mà còn đảm bảo giải pháp được cá nhân hóa để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.
Vận hành với Open POS không chỉ là sự trơn tru trong bán hàng mà còn là sự an tâm về pháp lý và tài chính. Khi mọi quy trình từ bán hàng, quản lý, đến kế toán và thuế được tự động hóa, chủ hộ kinh doanh có thể dành trọn tâm huyết và thời gian để tập trung vào việc phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, và mở rộng thị trường. Điều này không chỉ tối ưu chi phí (rẻ hơn rất nhiều so với việc vừa dùng phần mềm bán hàng riêng lẻ, vừa thuê dịch vụ thuế bên ngoài) mà còn tạo đòn bẩy mạnh mẽ cho sự tăng trưởng bền vững trong dài hạn.
An Tâm Pháp Lý Để Tập Trung Phát Triển
Hóa đơn điện tử không còn là một lựa chọn mà đang dần trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các hộ kinh doanh trong bối cảnh pháp lý hiện tại. Việc nắm rõ các quy định và chủ động thích nghi là chìa khóa để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn minh bạch, hợp pháp và hiệu quả.
Hãy xem hóa đơn điện tử và các công cụ hỗ trợ kế toán không phải là gánh nặng, mà là những trợ thủ đắc lực giúp bạn tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro. Với sự hỗ trợ từ các giải pháp thông minh như Open POS, bạn có thể hoàn toàn giải phóng bản thân khỏi những lo toan hành chính để toàn tâm toàn ý phát triển kinh doanh. Bước đi vững chắc trong kỷ nguyên số chính là chìa khóa cho sự thành công bền vững của hộ kinh doanh bạn.
Related Articles
Đăng ký
– Quản lý toàn diện chỉ với 1 chạm cùng OpenPOS
– 14 ngày không tính phí với các tính năng POS
Bản Quyền Thuộc Về Công Ty Cổ Phần DXTech
- 252 đường 30/4, Hòa Cường, Hải Châu, Đà Nẵng
- 0905 170 687
- [email protected]
© Copyright 2025 DX Tech, Sivip, MPG