Quy Trình Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Đúng Chuẩn Cơ Quan Thuế: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z
Trong kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn cơ quan thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí. Vậy làm thế nào để đảm bảo quy trình này diễn ra suôn sẻ và chính xác? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z.
Bước 1: Chuẩn Bị & Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Trước khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo đã hoàn tất các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp). Việc đăng ký này phải tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Có chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số (USB Token) là yếu tố bắt buộc để ký điện tử trên hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu. Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hợp pháp.
- Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử: Tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã.
- Hóa đơn có mã: Phù hợp với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có rủi ro cao về thuế, hoặc doanh nghiệp mới thành lập. Hóa đơn sẽ được cấp mã xác thực từ Tổng cục Thuế trước khi gửi cho người mua.
- Hóa đơn không mã: Áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro thấp, thường là doanh nghiệp lớn, hoạt động kinh doanh ổn định, có hệ thống quản lý nội bộ tốt và được cơ quan thuế chấp nhận.
Bước 2: Lập & Tạo Lập Hóa Đơn Điện Tử
Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành tạo lập hóa đơn.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Đây là bước quan trọng nhất. Thay vì làm thủ công, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng (POS) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng. Các phần mềm này sẽ có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhập liệu chính xác và tự động theo mẫu hóa đơn chuẩn của Bộ Tài chính.
- Nhập đầy đủ và chính xác thông tin:
- Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại, email.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, tổng tiền thanh toán.
- Đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu: Phần mềm sẽ hỗ trợ kiểm tra các trường thông tin bắt buộc, định dạng dữ liệu để tránh sai sót ngay từ khâu đầu tiên.
- Nhập đầy đủ và chính xác thông tin:
Bước 3: Ký Số & Gửi Hóa Đơn Đến Cơ Quan Thuế (Đối Với Hóa Đơn Có Mã)
Meh synth Schlitz, tempor duis single-origin coffee ea next level ethnic fingerstache fanny pack nostrud. Photo booth anim 8-bit hella, PBR 3 wolf moon beard Helvetica. Salvia esse nihil, flexitarian Truffaut synth art party deep v chillwave. Seitan High Life reprehenderit consectetur cupidatat kogi. Et leggings fanny pack.
Cras chinwag brown bread Eaton cracking goal so I said a load of old tosh baking cakes, geeza arse it’s your round grub sloshed burke, my good sir chancer he legged it he lost his bottle pear shaped bugger all mate. The creators of the theme are happy with the response and have vowed to create further themes exploring the same concepts
Bước 4: Gửi Hóa Đơn Cho Người Mua
Khi hóa đơn đã hợp lệ (đã có mã hoặc là hóa đơn không mã), doanh nghiệp tiến hành gửi cho người mua.
- Phương thức gửi đa dạng: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua nhiều kênh:
- Email: Phổ biến và tiện lợi nhất.
- Cổng thông tin của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Người mua có thể truy cập để xem và tải hóa đơn.
- Các ứng dụng tích hợp (ví dụ: qua phần mềm quản lý bán hàng tích hợp).
- Zalo, SMS (tùy thuộc vào tích hợp của nhà cung cấp).
- Đảm bảo người mua nhận được: Doanh nghiệp cần có cơ chế xác nhận người mua đã nhận được hóa đơn, hoặc có khả năng tra cứu để hỗ trợ người mua khi cần.
Bước 5: Lưu Trữ & Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách là yêu cầu pháp lý và cần thiết cho việc quản lý nội bộ.
- Lưu trữ an toàn trên hệ thống: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất khi cần. Thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định hiện hành (thường là 10 năm).
- Sao lưu định kỳ: Luôn có các bản sao lưu dữ liệu để phòng tránh rủi ro mất mát thông tin do sự cố kỹ thuật.
- Dễ dàng tra cứu và báo cáo: Hệ thống lưu trữ cần cho phép doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm hóa đơn theo các tiêu chí (ngày, mã số thuế, tên khách hàng…) và xuất ra các báo cáo tổng hợp phục vụ công tác kế toán, kiểm toán.
Kết Luận
Phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn cơ quan thuế là một yêu cầu bắt buộc, song cũng là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao tính chuyên nghiệp. Bằng cách nắm vững quy trình, lựa chọn công cụ phù hợp và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp bạn sẽ không chỉ đảm bảo sự minh bạch mà còn tạo dựng lợi thế vững chắc trên thị trường số.
Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho một quy trình hóa đơn điện tử hoàn hảo chưa?
Đăng ký
– Quản lý toàn diện chỉ với 1 chạm cùng OpenPOS
– 14 ngày không tính phí với các tính năng POS
Bản Quyền Thuộc Về Công Ty Cổ Phần DXTech
- 252 đường 30/4, Hòa Cường, Hải Châu, Đà Nẵng
- 0905 170 687
- [email protected]
© Copyright 2025 DX Tech, Sivip, MPG